Bad Langensalza. Über die Vorbereitungen zum Mittelalterstadtfest am 24. und 25. August in Bad Langensalza.

Bis in der Altstadt von Bad Langensalza Artisten halsbrecherische Akrobatik zeigen, Ritter mit Schwert und Axt aufeinander einschlagen und allerlei Fantasiewesen mit dem Feuer spielen, sind einige Vorbereitungen nötig. Immerhin tummeln sich am Wochenende Hunderte Akteure und Tausende Besucher in den Gassen und auf den Plätzen.

Die Planung des Festwochenendes zieht sich über ein ganzes Jahr. Bei Martina Schnell, der Chef-Organisatorin im Kulturamt der Stadt, laufen die Fäden zusammen.

Nach dem Fest ist vor dem Fest. Sobald sich der Trubel gelegt hat, die Händler abgereist sind und die letzten Wimpel abgenommen wurden, wird die Veranstaltung ausgewertet. Mit am Tisch sind Mitarbeiter des Ordnungsamtes, der Kämmerei sowie der Schauspieler Ralph-Uwe Heinz, der als Herold Radolf zu Duringen das Mittelalterstadtfest moderiert. „Wir sind als Veranstalter abhängig davon, Rückmeldungen zu kriegen. Der Herold gibt uns Tipps und Einblicke. Was lief gut, was muss beim nächsten Mal anders gemacht werden“, erklärt Martina Schnell.

Schon Mitte September wird am Programm für das nächste Jahr getüftelt. Martina Schnell hat sich in 27 Jahren Expertise zur mittelalterlichen Schausteller- und Musik-Szene angeeignet. Sie holt sich Inspirationen auf anderen Märkten, schaut sich Musikgruppen an, die sie bisher nicht kennt.

Doch ihr ist es wichtig, dass nicht nur bekannte Namen das Programm schmücken. Die Teilnehmer müssen auch zur Atmosphäre passen. Das Mittelalterstadtfest sei mittlerweile eine echte Hausnummer und vielen Künstlern ein Begriff. Die meisten würden gerne wiederkommen. „Bei Akteuren, mit denen wir bisher nicht zusammengearbeitet haben, achte ich darauf, dass sie zu uns passen. Bei Hunderten Aktiven können wir keine Diven gebrauchen, die das ganze Wochenende Sonderbetreuung verlangen“, sagt Martina Schnell.

Neben vielen Telefonaten mit Versorgern und Akteuren werden zugleich Ferienwohnungen und Hotels in der Stadt reserviert. „Wir buchen ganze Häuser, um unsere Gäste unterzubringen“, lacht Martina Schnell.

Das Frühjahr geht mit Papierkram dahin: Verträge, Aufträge, Ablaufpläne, Künstlerlisten, Genehmigungen, Bestellungen. Auch die Flugblätter und Plakate werden entworfen und zum Druck gegeben.

Die heiße Phase beginnt im Mai, wenn der Bürgermeister das traditionelle Werbevideo zum Fest einspricht. Ab Juni treffen sich die einzelnen Fachbereiche der Stadtverwaltung regelmäßig, um das Fest vorzubereiten.

Nicht nur das Kultur- und Bauamt sind eingespannt. Es gibt wohl kaum einen städtischen Mitarbeiter, der nichts zum Festwochenende beiträgt – spätestens wenn er oder sie im Einlasshäuschen steht und die Besucher empfängt.

Zugleich gibt es kaum einen Aspekt des Festes, der nicht irgendwann über die Schreibtische von Martina Schnell und ihrem Team wandert. Sie müssen Fragen klären wie: Wo können sich die Künstler umkleiden, wo gibt es Frühstück? Wer liefert Stroh in handlichen Bündeln, das als Abgrenzung herhalten wird? Was wird die Rundfunkwerbung kosten? Welche Parkplätze stehen zur Verfügung? Wie viel Feuerholz braucht es? Welche Spezialwünsche für Artikel hat die Presse?

Die anstrengendsten Stunden für Martina Schnell seien der Freitag und Samstag unmittelbar vor dem Fest, wenn alle Akteure eintreffen. Dann ist sie mittendrin und versucht, mit allen einmal zu sprechen. Das gelinge nicht immer. „Während der Veranstaltung konzentriere ich mich auf die neuen Künstler und schaue, ob auf den Plätzen alles funktioniert. Das Handy habe ich immer dabei, falls etwas ist. Inzwischen gelingt es mir auch, das Fest zu genießen“, resümiert Martina Schnell.